Inzwischen hat sich die emotionale Brandung rund um das StartupWeekend gelegt. Ich habe mir etwas Zeit genommen, um die Erfahrungen zu reflektieren und bin auch schon auf die Nachbetrachtungen einiger anderer Teilnehmer gespannt.
Im Folgenden möchte ich eine Essenz meiner gemachten Erfahrungen zusammenzutragen. Dabei versuche ich im “lessons learned” etwas von unserem Hamburger StartupWeekend abzuheben. Das Ergbnis kann natürlich immer nur meine persönliche Sicht sein, denn sie ist geprägt von meinem Kontext und Erfahrungshorizont. Andere Sichten sind genauso wertvoll. Wer selbst nachdenken will, kann die Mindmap zur Orientierung nutzen, die ich als Gedankensammlung erstellt habe. Nicht alles davon werde ich jetzt hier verwerten. Konkrete Vorschläge für Maßnahmen lasse ich bis auf ein paar Punkte bewußt außen vor, damit jeder seine eigenen Schlussfolgerungen ziehen kann.

#update: Nur um Missverständnissen vorzubeugen. Das soll hier kein SW-Bashing sein. Ich hätte weder den Mut noch die Fähigkeit wie Cem und Jason gehabt eine solche großartige Veranstaltung zu organisieren. An dieser Stelle fasse ich nur Dinge zusammen, die ich auf dem SW gelernt habe und die mich bei einer Wiederholung beschäftigen würden.

  

Das Grundgebäude

Nach meiner Überzeugung hängt der Erfolg eines solchen Vorhabens von 4 Faktoren ab, die Ihr im Bild sehen könnt. Das Dach wird gebildet aus Erwartungen, Zielen und dem Commitment darüber - sonst verliere ich auf dem Weg Mitstreiter. Ohne eine Fokussierung auf klare Ziele und eine Abgrenzung von nicht erfüllbaren Erwartungen weiß ich nicht, was ich erreichen will und ob das Ergebnis ein Erfolg ist.

Zur Umsetzung brauche ich Organisationsstrukturen, Prozesse und eine gut funktionierende Kommunikation. Auch darüber benötigt man ein Commitment.

Schließlich bleiben noch einige Hilfsmittel, ohne die es nicht geht, oder welche die Arbeit beschleunigen: Infrastruktur und Werkzeuge.

Zusammengehalten und zum Wachstum gebracht wird das ganze Gebäude durch Transparenz. Je größer ein Team ist, das an einer Aufgabe arbeitet, desto schwieriger und zugleich wichtiger wird Tranzparenz: Über das Ziel, Entscheidungen, Veränderungen, den nächsten Schritt, den Fortschritt, Ergebnisse, Risiken. Ohne Transparenz geht Akzeptanz verloren und man steht in der Gefahr eines Blindfluges bei dem der Großteil der Energie verpufft.

Erwartungen, Ziele und Commitment

• Erwartungsmanagement verhindert Enttäuschung: Bei einem experimentellen Großereignis mit derart heterogener Teilnehmerschaft stehen zwangsläufig unterschiedlichste Erwartungen im Raum. Die Mischung der Kulturen bietet große Chancen, führt aber auch zu Widersprüchen die aufgelöst werden müssen. Das hat z.B. auch bei Robert im Blog zu kontroverser Diskussion über den Erfolg geführt. Hauptthemen: Old Economy vs. Web 2.0, Open Space vs. hierarchisches Management, Planen vs. schnelles Ergebnis (mehr in der Mindmap). Was ist das erwartete Ergebnis - abgesehen von einer Company? Für mich folgt daraus, dass aktives Erwartungsmanagement erforderlich ist und zu Beginn geklärt werden sollte, was man nicht erwarten kann.
• Zieldefinition bringt Klarheit: Als Grundvoraussetzung für eine effektive und harmonische Zusammenarbeit erscheint mir, dass man den gleichen Zielen folgt. Die wesentlichen Ziele müssen klar und transparent sein, z.B. welches sollen die greifbaren Ergebnisse am Ende des SW sein? Was hat Priorität? Wie soll das “Ding” aussehen, an dem wir gemeinsam arbeiten? Solange das nicht klar ist, kann ein eingeschworenes Team von 10 Leuten produktiver sein als 100 ohne gemeinsame Vision.
• Commitment stärkt das Team: Über Commitment habe ich Vorbereitung des SW hier Einiges geschrieben. Wenn ein Team kommunizierte Ziele hat, kann man auch Commitment erreichen. Es sollte immer wieder durch gemeinsame Abstimmung versucht werden, Einigkeit über das Was und Wie zu erzeugen. Nicht jeder wird mit allem einverstanden sein, aber ein offener Abstimmungsprozess verhindert die Demotivation der schweigenden Minderheit.

Strukturen, Prozess und Kommunikation

• Limitierender Faktor Zeit: Bei Allem auf einem SW ist genau ein Faktor fix: Die Zeit. Das sollte bei Zielfindung und Prozessen nie aus den Augen verloren werden. Aus meiner Sicht ganz wichtig: Es muss so schnell wie möglich ein Bild gemalt werden, das in diesen Rahmen passt. Eines, das für sich alleine schon Sinn macht. Das bedeutet insbesondere, dass der Umfang des geplanten Ergebnisses zunächst so kompakt und klein wie möglich gehalten werden muss. Die Prozesse und Organisationsstrukturen sollten extrem effizient und agil gehalten werden und sich dem unterordnen.
• Ohne “Product-Backlog” keine Umsetzung: Bevor man in die Umsetzung geht, braucht man ein für alle verständliches einfaches Bild des “Produktes” und darum zu erledigender Aufgaben, das gilt insbesondere für das IT-Development. Man benötigt Geschäftsprozesse, Anwendungsfälle und Features, zumindest für eine Alpha-Version. Dazu gibt es als Beispiel eine Methode die bei der Produktfindung helfen kann, den sogenannten Produkt-Karton (man stelle sich das Produkt als in einem Karton verkaufbar vor und gestalte den Karton mit den wichtigsten Botschaften und Voraussetzungen). Das alles darf der Änderung unterliegen, aber ich sollte zu jedem Zeitpunkt eine These über die aktuelle Sicht des Produkteshaben. In der ursprünglichen Planung des SW war dieses Thema abgedeckt durch die Schritte 2B, 2C, 2D und 3A, fand aber nicht in diesem Sinne statt. Wenn das Bild noch nicht hinreichend konkret ist, kann in der Explorationsphase 3A trotzdem parallel gearbeitet werden: Die einen konkretisieren das Produkt und die Developer machen ihre Waffen scharf.
• Entscheidungen und Aufgaben dokumentieren: Damit jeder Entscheidungen nachvollziehen kann, ist es hilfreich sie zu dokumentieren. Das kann man mit Karten an einer Wand machen - ganz einfach. Zu beobachten war auf dem SW auch eine Nomadenschaft von “Abgehängten”, die nicht wussten, was gerade ansteht und über welche Aufgaben sie wieder in ein Team rutschen könnten. Eine Art offener Stellenmarkt würde mit gut gefallen. Gleiches gilt für einen Meilensteinplan mit Terminen/Zeiten und das bereits von mit im SW-Blog vorgestellte Projekt-Dashboard. Und natürlich das Wichtigste: Eine Abschlusspräsentation.
• Teambuilding: Ein unnötiger Zeitfresser ist die Suche nach Teammitgliedern, Aprechpartnern aus anderen Teams und ganz schlicht den Räumen von Teams. Hier können farbige Buttons als Kennzeichen und ein öffentlich aufgehängter großer Raumplan als Orientierung helfen. Eine weitere überdenkenswerte Idee wäre die Wahl eines Fachteams bei der Anmeldung (wie bei den StartupWeekends in den USA). Das muss nicht auf Dauer verbindlich sein, hilft aber bei der Vernetzung im Vorfeld.
• Verfallen in gewohnte Strukturen der Führer: Beobachtung, die von einigen geteilt wurde: Wenn ich die Strukturbildung sich selbst überlasse, bilden sich offensichtlich die Strukturen, welche die “Führer” im Teilnehmerkreis gewohnt sind: Hierarchisch, vom klassischen Management geprägt, top-down, intransparent und langsam. Eine vernetzte bottom-up Organisation und das im Lean Management gewünschte Empowerment von Teams bedarf eines Beschlusses (vorherige Reflektion) und eines Coachings?
• Moderation und Embedded Caoches: Die Idee mit den Embedded Coaches von PWC ist gut gemeint (und hat mir persönlich von der Absicht her gut gefallen), aber hat offensichtlich in der Umsetzung nicht die Gegenliebe aller (exemplarisch Roland) erfahren. Problem: Alleine die Möglichkeit einer inhaltlichen Einmischung oder Parteinahme erzeugt Widerstand und Skepsis. Lösung: Die Bildung von Organisationsstrukturen, Prozessen und Kommunikationswegen wird von ausschließlich dafür zuständigen Moderatoren/Mediatoren/Coaches gefördert. Sie stellen eine Methode zu Abstimmung und geben eine Kurzeinführung. Anschließend coachen sie den Prozess. Da ist es mir egal, ob man der Philosophie von Open Space, Scrum oder einer anderen Methode folgt. 
• SCRUM-MURCS: Scrum (im SW-Blog von Till Achinger eingebracht und von mir adaptiert und kurz umrissen) ist eine von vielen agilen Managementmethoden, welche viele der oben gewünschten Eigenschaften fördern kann: Die Bildung von vernetzten Teams, Kommunikation, Empowerment, Agilität, Arbeit in einer engen Zeitbox, Konzentration auf das Wichtige. Auf dem SW haben wir sie nicht eingesetzt. Das wäre auch nicht gegangen, denn dazu haben zwei wesentliche Voraussetzungen gefehlt: Commitment (”Ja, wir wollen es so machen”) und ein gemeinsames Ziel im Sinne eines “Product-Backlog”. Die tatsächlich entstandene Struktur sah auf den ersten Blick ähnlich aus, hat sich aber in vielen Punkten genau konträr verhalten (dazu auch der spannende Artikel von Robert). Sozusagen Scrum umgedreht: MURCS.
• Vorbereitung: Ich persönlich bin ein Freund von Verbindlichkeit und weiß gerne, was man von mir erwartet und was nicht. Es wäre sicher möglich gewesen, vorher noch mehr Aufgaben auf Schultern zu verteilen und unterstützende Helfer-Rollen festzulegen. An der Vorbereitung waren einige beteiligt, aber ich (und andere auch) war wegen der Unverbindlichkeit etwas verunsichert, man will sich ja auch nicht ungewünscht in eine Rolle drängen.

Infrastruktur und Werkzeuge

• Basics: Zu den Basics gehören ein großer Versammlungsraum und mehrere Teamräume zum Zurückziehen. Es sollten genügend Tische und Stühle vorhanden sein. Am Sonntag hatten wir einige Klapptische zusätzlich, das war auch notwendig. Wovon man nie genug haben kann: Steckdosen und Verlängerungskabel. Neben einem leistungsfähigen WLAN braucht man auf jeden Fall dicke Leitungen ins Internet (Uploadkapazität!), also idealerweise SDSL oder SHDSL. Für die Developer würde ich einen Raum mit LAN und einen Rechner als Server empfehlen - das beschleunigt. Wie wäre es noch mit einem Gong, der die Teilnehmer zur Versammlung ruft?
• Leistungs- und Kreativitätsförderung: Die Arbeitsumgebung ist bekanntlich ein wichtiger Faktor für Kreativität und Produktivität. Eine Location wie das Stilwerk ist definitiv ein Vorteil. Gutes Essen und Trinken und eine Rundumversorgung hilft, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Jedem der ein SW mitmacht wünsche ich eine solche Umgebung wie uns.
  Vielleicht noch ein paar spinnerte Ideen: Versorgungsservice am Platz für vertiefte Developer, ein Kreativ- oder Entspannungsraum mit Angeboten wie Kicker, Dart, Entspannungsmusik, Massage oder einfach mal 5 Minuten flachlegen.
• Transparenzsteigerndes: Alle Werkzeuge, welche die Transparenz und die Kommunikation fördern sind gut! Stellwände, Plakate, Karteikarten zum anheften, ausgehängte Listen, Beamer für Präsentationen. Ein für mich besonderes Highlight sind die interaktiven Präsentationsleinwände der Firma Smart Technologies, in deren Räume wir tagen konnten. Vorteile: Keine Beamer auf dem Tisch, wenn man vorbei geht sieht man woran gearbeite wird, einfach zu bedienen, viel interaktiver als am PC “rumbasteln”, direkt an der Wand mit dem Finger schreiben und zeichnen.
• Einfach und für alle: Bei der Wahl der Werkzeuge sollte man unbedingt darauf achten, dass man damit niemanden ausschließt und dass sie einfach sind. Man sollte auch mitarbeiten können, wenn man keinen Rechner oder keine bestimmte Software hat und beherrscht (mal abgesehen vom Development). Zeit für die Einarbeitung bleibt eh nicht. Damit schließen sich die meisten professionellen Projektmanagement-Werkzeuge aus. Worüber man trotzdem nachdenken könnte ist ein Wiki, oder ein elektronisches Dashboard, das von einem Teilnehmer gefüttert wird und dessen Inhalt an einer zentralen Stelle an die Wand “gebeamt” wird.
• Vorher an das Nachher denken: Um Stress am Ende zu vermeiden und weil man immer davon ausgehen kann, dass es Nacharbeiten gibt, wäres toll, vor der Veranstaltung schon eine Kommunikationsplattform (über den Blog hinaus) für die spätere Zusammenarbeit zu installieren. So etwas wie ein Wiki, Forum und ein Trackingsystem, in dem man Aufgaben einstellen und abholen kann. Unsere Developer hatten so etwas schon für sich. Es wäre toll, wenn alle Interessierten sofort darauf weiter arbeiten könnten.

Transparenz (neben dem, was oben schon alles dazu angemerkt wurde)

• Berichterstattung für Insider: Die Verantstaltung hat offensichtlich eine hohe Aufmerksamkeit genossen. Viele Außenstehende hätten gerne live mehr erfahren. Ein Live-Stream muss es ja nicht unbedingt sein und er wäre möglicherweise sogar gefählich gewesen (Namenssuche und Domains). Deshalb ist es eine gute Idee ein Team zu haben, dass in kurzen Abständen die wichtigsten Ereignisse per Blog und Twitter (die gute Idee kommt nicht von mir, sondern von Twitterin Martina) aufbereitet.
• Öffentlichkeitsarbeit: Um Gemäkel an der vermeintlich “langweiligen” Idee oder sonstiges Unverständnis in der Öffentlichkeit zu vermeiden, ist eine offizielle Erklärung der Idee und von Sinn und Zweck auf der Website hilfreich. Dazu gehört auch, dass man als Außenstehender Kommentare in einem Blog hinterlassen oder sich für einen Beta-Test anmelden kann. Also Kundenorientierung von Anfang an. Eine Gratwanderung ist die öffentliche Kritik und Diskussion über das Ergebnis. Mir wäre wichtig, dass konstruktive Kritik geäußert werden kann, dabei aber die neue Company nicht in Mitleidenschaft gezogen wird. Schwieriges Thema.

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